满客宝智慧食堂

    为对食堂的采购与供应进行有效控制，满客宝认为有必要事先进行规划，也就是对采购工作计划的制订、采购人员的配置、采购方式、供应商、价格方面、数量方面、验收方面都制定一个总的规则，使具体负责的人员有章可循。
一、采购计划
    采购计划是指食堂根据销售预测、生产计划、日常供应情况来计划所需食品原料的数量根据菜肴制作要求来确定原料的品种、规格、质量根据用料的时间来确定采购时间和到货时间。其具体流程可分如下两步。
(一)进行采购分析
    一般而言，在采购之前首先要进行采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。在进行采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商处采购所需的全部或部分货物。

(二)采购计划编制
    根据采购分析的结果编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理。具体包括合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等。根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的。
二、采购人员配置
    大型食堂企业采购工作一般分3级管理集团采购部、公司采购配送部、食堂采购员。现在可以按照这3个层级来规定各级的职责，并根据企业的规模来配置相应的人员。
(一)集团采购部职责

(1)负责集团内所需主要物资的信息收集和市场调查。
(2)统计各公司所需主要物资(大米、面粉、猪肉、干货、冻货、调味品、厨房设备、炊具、餐具等)的需求计划。
(3)向供应商发布集团所需主要物资的采购计划信息，对供应商实行招标收集供应商报价单，调查供应商供货实力及信誉度；为各公司采购配送部提供物资采购信息支持。
(5)负责制订、修改采购配送工作管理制度及流程规范。
(6)负责公司采购配送部人员的培训。
(7)负责公司采购配送工作的监督、指导。
(8)负责集团总部物资的采购。
(9）负责集团统一物资的采购，如员工工作服、年终员工福利品等。
(10)对新开公司或食堂大型装修、大型设备购置工作，以及公司大宗物资储备的工作进行监督、指导。
(11)协助公司配送部与供应商洽谈大宗商品采购合同。
(12)协助公司配送部对供应商的考察、评估、管理工作。较高的公司进行调查、指导。
(13)负责统计并通报各公司同一时期主要物资采购的价格行情，对采购价格
(三)公司配送部
1.配送部的职责
(1)接受集团采购部的监督指导。
(2)进行市场调查，掌握物流信息，选择实力雄厚、诚信度好的供应商。
(3)与供应商洽谈采购物资价格及付款方式。
(4)及时统计各食堂所需物资计划，按时保质保量为各食堂采购所需物资。
(5)负责对食堂采购工作进行监督指导。
(6)负责对供应商的管理评估工作。
(7)负责制定采购配送管理规则及奖罚制度。
(8)对大型装修、大型设备购置、大宗物资储备计划报集团采购部备案，争取信息支持而减少风险。
    公司配送部的人员一般由经理、部门主管、采购员、保管员构成。下面简单介绍配送部有关人员的具体职责如下：

配送部经理职责：

（1）扶着配送部的全面工作，制定公司采购计划，并组织实施，确保各项采购配送任务的完成

（2）调查物资需求及消耗状况，熟悉各类物资的供应渠道并了解市场变化情况

 (3)与采购员一道选择具有良好信誉的供应商，并负责对供应商进行考核评估

 (4)参与大宗物资采购，与供应商进行业务洽谈，确定质量、价格及付款方式，签订采购合同

(5)负责对下属员工的业务培训，提高员工的业务技能，确保公司所需物资的正常采购与供应

(6)负责全盘策划采购计划，节约开支，降低采购成本

(7)熟悉掌握配送所需各类物资的名称、型号、规格、用途、产地、价格等行情，指导下属工作，对采购配送过程中发生产品质量不合要求或造成损失等重大问题，应负领导责任

(8)负责监督采购人员物资采购的全过程，并对采购价格进行全面监管

 (9)定期向公司、集团汇报采购配送工作

(10)负责督促采购人员在采购业务活动中要遵纪守法，讲信誉、不索贿、不受贿，要与供应商建立良好关系，在平等互利原则下开展业务

(11)负责做好员工的思想工作，经常开展职业道德、遵纪守法教育，使大家都能锐意进取、不贪不沾、廉洁奉公

(12)完成上级交办的其他工作任务

配送部主管职责：

(1)带头学习，不断提高业务水平，熟悉并掌握所需采购物资的品种、规格、产地、特点、质量、价格及市场行情变化趋势

(2)及时统计分店所需采购物资数量，协助配送部经理做好市场调査和确定采购计划

(3)与供应商建立良好的供求关系，确保以最合理的价格采购到符合质量标准的物资

(4)有效监督和控制物资入库和出库手续，做到手续齐全、资料完备、进出环节无漏洞

(5)负责与供应商签订产品质量保证协议(即退货与索赔方案!

(6)负责追究供应商的违约责任

(7)合理安排下属工作，保证采购工作顺利进行

(8)掌握市场信息、比值论价，尽力节省开支，降低采购成本

(9)协助配送经理，检査指导月末盘点工作

(10)完成上级分派的其他工作

配送部采购员职责：

(1)掌握各食堂物资需求及市场供应情况，熟悉各种物资的采购计划，控制采购成本

(2)订购业务须上报主管或经经理审批后实施

(3)采购物品应做到择优挑选，达到物美价廉经常了解食堂货物销量情况，积极组织畅销对路的货源，尽量避免滞销物资积压，提高资金周转率经常与保管员沟通，了解库存情况，有计划、有步骤地安排物资采购

(5)严格把好质量关，对不符合质量要求的，要坚决拒收。按畅销多进、滞销少进原则，保证货源

(6)各分店急需的物资要优先采购，做到保证食堂需求的供应。根据仓库库存情况，及时修订采购计划

(7)严格遵守财务制度，购进物资要做到单据随货同行，交保管验收进库报账要及时，不得随意拖欠挂账

要廉洁奉公、为人正派，不收受供应商贿赂，也不向供应商索贿;在平等互利原则下与供应商开展业务往来

努力学习业务知识，提高业务水平，外出采购注意企业形象和声誉;在采购过程中，不谋个人私利

(10)严格遵守公司的各项规章制度，服从上级领导的工作安排

(11)了解和掌握采购品种的名称、规格、型号、产地、进价、分店使用情况

(12)采购价格较贵的物品要按计划进货，做到既不积压又不脱销，供销要平衡

(13)完成部门主管交办的其他工作任务

保管员职责：

(1)熟悉、掌握食堂所需物资品种数量需求
(2)对所采购的货物认真进行验收，坚决拒收腐烂变质食品，不收"三无。产品
(3)坚持。先进先出。原则，避免物资在仓库内存放过久而产生霉变，造成不应有的损失
(4)仓库内物资要归类存放，按。上轻下重。原则码放整齐，粘贴标签，写清品名，熟记各种物资存放位置
(5)认真检査所进物资是否超出保质期。对于缺件少数、短斤少两
的物资要认真登记，并及时向主管人员汇报

(6)平等、和蔼地对待每一位供应商，不无故刁难他人，秉公办事，以诚相待
(7)对掺杂使假的供应商要及时揭露，坚决抵制，决不姑息，发现问题及时向上级主管汇报
(8)当天所进物资，及时填写入库单，做到与采购单一致，及时交财务做账，避免出现漏洞
(9)建立仓库台账和和片，坚持及时登账，做到进出账目平衡无误，达到账卡相符、账物相符
(10)随时掌握库存情况，对缺少和急需物资要及时向主管人员报告，避免缺货断档，对压库时间较长的物资，要建议主管人员及时安排使用
(1l)熟记各种物品名称、规格、产地、进价，做到心中有数，避免出现差错
(12)对采购物资的数量、价格要认真审核，如有疑问，要查清原因，及时纠正
(13)认真做好月末盘点工作，做到进货出货之间不出现错误
(14)保管好仓库账簿，做好保密工作

（三）分店采购员职责

 （1）接受公司配送部的监督指导。

 （2）掌握食堂所需主要物资的品种、规格、质量、单价以及市场物流信息。

 （3）负责配合保管员验收公司配送部所采购的物资。

 （4）负责食堂每日所需现货产品及临时急用品的采购。

 （5）完成领导交办的其他工作。

三、采购方式的确定

对于采购方式也要以文件的形式规定下来，具体确定原则如下。

1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原料，可选择供货商送货的方式

2、对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购

3、对于一些特殊的原料可由外地发货，按计划定期采购

四、供货商的确定

对于原材料供应商的选择，要按照工作程序机体讨论确定，具体程序如下所示。

     满客宝智慧食堂管理系统支持供应商的管理，包罗了供应商的准入、评审，合格供应商遴选，供应商评价、惩罚，以及黑名单的管理，应付账款管理等。

五、采购定价

价格是一个关键的因素，价格关乎食堂的经营成本，因此必须高度重视。具体原则如下。

1、对采购商品的定价：认真调查市场、货比三家，同等质量取低价位；根据市场变化，对同一商品采购价格可不定期进行调整。

2、定价程序：经理与采购人员一道，根据市场调查的结果，与供货商议定价格，再由总经理、采购人员签字，以书面形式告知保管、财务部门执行。

3、价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制。

4、在春节、国庆等节假日期间，以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动大，其定价原则也可以适当放宽。

六、采购数量的确定
    为提高经济效益、降低成本、减少资金占用，应根据“勤进快销、技单采购”的原则来确定日常的采购数量。
(一)鲜货、蔬菜的采购
    鲜货蔬菜原料需要每日采购，一般由供货商直接送货或采购员到农贸市场自行采购。上述原材料的使用部门每日营业结束前，根据存货情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。
(二)库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、低值易耗品等)的采购库存物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因素，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量最低不得低于1天的用量。库存量的计算公式为：
最低库存量=每日需用量x发货天数
七、验收规定
     验收是食品原料采购质量和数量管理的重要一环。为此，应规定验收标准，验收人员及工作程序。
(一)验收的质量标准
    根据采供双方事先确定的"质量标准"进行验收。

(二)验收的数量标准
    根据采购人员当日采购申请单上的数量进行验收。
(三)验收人员
    采购人员、保管人员、领用部门负责人、监督员4人共同验收。
(四)验收程序
    由保管员填写"入库单"或"鲜货食品验收单。，注明所收物品的数量、单价、金额。入库单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、保管员签字生效。签字后的入库单或验收单一式三联第一联由保管员自己留存第二联交财务作为记账凭证第三联交供货商作为结账凭证。
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